Comment mettre en place le fast close dans votre organisation ?
Anticiper la tendance : daf-mag.fr indique dans divers articles que le délai de clôture des entreprises en France est plus élevé que dans les pays anglophones, et représente un enjeu important. Mais aussi, en parallèle, beaucoup de décideurs n’ont qu’une confiance relative dans l’information comptable qui leur parvient.
Il faut commencer par disposer d’un planning des tâches qui composent la clôture.
La méthode du rétro planning : Il est fréquent que les délais divers qui viennent ponctuer une clôture soient déjà existants. Les lister de manière exhaustive permettra de vérifier le temps dont on dispose pour certains cycles.
Briser les silos : les tâches sont plus ou moins déjà connues localement dans les entités comptables, il faut les recenser et normaliser la liste pour ensuite déterminer dans quels contexte une tâche s’applique ou ne s’applique pas.
Ensuite, si la fréquence des clôtures augmente, on va vite identifier les irritants:
- tâches répétitives
- demandes d’informations qui tardent à venir
- inadéquation de vos systèmes pour certains traitements
Cela vous amènera à vous interroger sur les problèmes de nature humaine, technologique ou relevant du processus organisationnel.
Les cercles vertueux : En parallèle de l’amélioration de l’efficacité dans les tâches de clôture, il faut rechercher l’amélioration de l’expérience collaborateur.
Ces tâches seront référencées dans un système centralisé et accessible à tous, dans lequel seront clairement définis les échéances, les attentes sur les informations à fournir, et les personnes concernées. Vous aurez besoin de l’outil adéquat pour rationaliser ce processus, et vous assurer l’adhésion et la coopération des intervenants. Vérifiez si l’outil envisagé vous semble facile à prendre en main lorsqu’il s’agira de le déployer à travers l’organisation.
- plate-forme centralisée full web pour que tout le monde voie la même chose en même temps. Un accès internet et un navigateur vous permettra l’éliminer les problèmes techniques qui se produisent sur les stations de travail.
- une structuration des tâches qui permet de visualiser des synthèses globales sur l’avancement et pouvoir partir vers des niveaux plus détaillés pour analyser une composante.
- une organisation du suivi de clôture qui reste flexible et adaptative, en essayant de llui éviter d’être trop captive d’un environnement ou d’un outil. Ainsi, par exemple, en cas de changement d’outil comptable, il ne faut pas que le suivi de clôture s’en trouve gravement ralenti.
- une aide à la constatation des irritants et goulets d’étranglements, qui soit partie prenante du processus d’amélioration continue de l’entreprise. L’image et la crédibilité générale s’en trouvera améliorée avec une reddition des tâches plus rapide et une réduction des temps de latence.
- une aide aux personnes en charge de la tâche, par exemple en mettant à disposition des modèles de documents, des guides ou des fonctionnalités de rapprochement.