La clôture comptable est souvent un processus manuel consommateur de temps, que ce soit pour les filiales, le siège ou les auditeurs.
Avec notre application de gestion du processus de clôture FinClose, vous allez pouvoir gérer toutes les obligations de fin de période tout en responsabilisant vos équipes et en améliorant la qualité et la précision.
Principe
FinClose constitue à la fois un tableau de suivi pour les responsables financiers et un référentiel pour tous les acteurs.
Il s’agit d’une application permettant d’organiser votre clôture, d’avoir une vision globale des étapes de travail et de validation,
les différents acteurs liés, un avancement détaillé, les points de blocage, partager vos documents, communiquer avec les auditeurs etc.
Définissez vos tâches de clôture
Assignez les tâches aux collaborateurs
Avancement de la clôture
Validez
Fonctionnalités
Bénéfices
Collaboration
Collaborez et partagez l’information administrative et financière.
Réduction des délais de clôture, du coût et des efforts
Réduisez la durée, le coût et les efforts nécessaires pour votre clôture mensuelle, trimestrielle ou annuelle.
Audit Ready
Analyse, qualité, visibilité, traçabilité : assurez des audits plus fluides et plus courts en organisant votre documentation, les preuves de révision et d’audit des comptes.
Définition et bonnes pratiques du fast close
Le processus de réduction des délais de clôture vise à réduire l’empreinte de la période de travaux au sein de l’entreprise. La majeure partie des tâches en lien avec la production des états financiers incombe normalement au département de la direction comptable et financière, mais implique en réalité la plupart des services, ventes, production, logistique etc.. qui doivent veiller à ce que leurs opérations propres soient à jour sur la période à clôturer. Cette cohérence d’ensemble est une condition nécessaire à la production d’états financiers fiables, précis et fidèles.
Le process de gestion du Fast close pourra donc être amené à identifier les personnes ressources dans tous les services de l’organisation. Par exemple, un des ouvrages inclus dans le processus d’arrêté comptable sera d’attester qu’un inventaire physique des stocks a été fait par les personnes du service qui gère les stocks, et que la comptabilité sera, grâce à cet inventaire, en mesure d’effectuer les écritures d’ajustement du stock.
L’intérêt d’un processus Fast close se situe sur plusieurs plans :
- Garantir la rigueur dans l’exécution des travaux via des procédures que l’on voudra à la fois simples et précises qui garantissent que toutes les clôtures successives ont une qualité constamment répétée. Cela instaure la confiance auprès des partenaires et améliore les comparaisons dans le temps.
- Permettre une communication de qualité aux dirigeants et partenaires. Une communication rapide régulière et précise augmente également la confiance et permet de prendre des décisions plus rapidement.
- Privilégier la valeur ajoutée dans la gestion d’une campagne. L’entreprise peut s’attaquer aux tâches peu utiles ou consommatrices de temps. Les ressources humaines allouées sera une problématique très rapidement posée, et des solutions seront déterminées via une re-définition de certains postes, des procédures adaptées, et l’usage d’outils, logiciels et systèmes d’information optimisés.
Le processus Fast close mené par la direction comptable et financière regroupe un grand nombre d’informations et de procédures qui constituent le CPM (Corporate Performance Management). L’objectif de raccourcissement des délais s’accompagne en général de l’amélioration de la qualité de l’information qui est collectée. Cet aspect est en réalité un point majeur dans la mise en oeuvre d’un projet de réduction des délais de clôture, en permettant de structurer et clarifier le processus et faire converger des deux objectifs pour aboutir à une campagne à la fois plus rapide et plus qualitative. La réorganisation des processus d’arrêté comptable veillera notamment à la rédaction de procédures simples et claires, prévoira les formations des personnes impliquées, procèdera au choix des outils de travail, et s’attachera à la coopération entre les services en fluidifiant les échanges.
La mise en place du Fast close en objectifs modulaires dont l’état d’avancement sera suivi individuellement doit permettre de visualiser leur enchainement afin d’établir un rétroplanning global et cohérent et une séquence de traitement des travaux adaptée. Par exemple, la tâche de circularisation des créances client sera un préalable à l’établissement d’une note explicative sur la balance âgée et éventuellement l’estimation d’une provision sur certaines créances client.
Ces travaux seront regroupés en sous-ensembles, et les personnes ressources en charge clairement identifiées.
Le processus de Fast close englobe l’organisation, la réactivité, le management et la communication et donne la part belle à la coopération entre les services au moyen d’une organisation rationalisée.